Menurut Fowler (1970)
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi,tugas administrasi,mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia,atau pegawaiyang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.
Tugas-Tugas Sekretaris meliputi :
- Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat.
- Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan.
- Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya.
- Mengirim atau menerima faksimili.
- Menerima telepon masuk/keluar
- Mengatur surat agenda masuk atau keluar.
Peralatan,Perlengkapan,dan Penyimpanan Arsip meliputi :
1. Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam-macam atau type filing cabinet :
- Lateral filing cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.
- Drawer type filing cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.
Lateral Type Filing Cabinet Drawer Type Filing Cabinet
2. Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya,yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.
3. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastic yang digunakan untuk menyimpan warkat,ditempatkan di belakang guide. Ada 4 macam folder yaitu :
- Brief ordner,yaitu : map besar terbuat dari karton tebal di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasanya disusun secara vertical di atas rak.
- Stof map yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastic.
- Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastic yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
- Hanging map/map gantung yaitu map tanpa penjepit yang digantung pada gawang filing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet.
- Rak sortir,berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.
- Kartu index yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang di dalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan,digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
Brief Ordner Stof Map
Snelhechter Map Gantung
Rak Sortir Guide Kecil
Folder Kartu Index
Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder
Adapun Macam-Macam Peralatan Kantor,antara lain :
1. AIPHONE 3. TELEPON GENGGAM (PONSEL)
2. TELEPON 4. FAKSIMILI
a. Aiphone
adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghubungkan ruang satu dan ruang lain pada kantor sipil atau militer.
Secara Umum,Cara Mengoperasikan Aiphone adalah sebagai berikut :
1. Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima.
2. Angkat gagang aiphone dengan menggunakan tangan kiri.
3. Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju,pastikan terlebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju
4. Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah.
5. Suara harus jelas dan mudah dimengerti.
6. Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih.
7. Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula.
b. Telepon
Telepon yang digunakan masyarakat umum,baik perkantoran maupun perorangan,mempunyai berbagai macam jenis,diantaranya adalah telepon dengan penghubung kabel dan penghubung frekuensi. Telepon dengan penghubung kabel sering digunakan kantor sebagai media komunikasi permanen. Bentuk telepon semacam ini tentu saja bermacam-macam seperti telepon dengan system putar nomor,dengan tekan tombol,dan dari segi mekanisme mesinnya ada telepon digital dan nondigital.
c. Telepon Genggam (ponsel)
Ponsel merupakan alat komunikasi yang dapat diterima secara langsung dari pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. Ponsel menggunakan teknologi wireless dengan frekuensi yang digunakan oleh masing-masing provider berbeda. Cara pengoperasian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponsel yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yang dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda.
d. Faksimili
Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan aslinya,baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat. Adapun beberapa contoh sebagai berikut : mesin faksimili Panasonic KX-F 2090,mesin faksimili Ricoh, dan mesin Brother FAX-837MC.
Masukan (Out Going Massage)
1. Tekan tombol out going massage (OGM) recording.
2. Bicara,jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan start,jika ingin titip pesan dapat bicara setelah nada ”beep” terdengar.
3. Setelah selesai,tekan tombol OGM recording,hasilnya lampu alarm akan mati.
4. Memo two way,merekam pembicaraan telepon 2 arah.
5. Play back,mendengar kembali rekaman yang dibuat.
Cara Pengoperasian mesin fax Panasonic KX-F 2090
a. Photocopy
- Memasukkan data yang hendak dikopi dengan posisi terbalik.
- Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol start.
b. Cara mengirim (transmit)
- Memasukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik, Pilih resolusi yang diinginkan.
- Tekan tombol monitor.
- Tekan tombol (nomor) yang dituju.
- Setelah mendengar sinyal faxs lawan,langsung tekan start.
c. Cara menerima
- Manual : setelah mendengar sinyal faxs, langsung tekan start.
- Automatic : setel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax.
Cara Pengoperasian mesin fax Ricoh :
a. Letakkan dokumen menghadap ke bawah.
b. Tekan jumlah halaman yang diinginkan.
c. Tekan tombol yes.
d. Apabila muncul tulisan departemen code pada display,tekan no
e. Setelah muncul dial-keypad,putar nomor fax lawan,setelah tersambung dan terdengar suara seperti burung,tekan tombol start.
Macam-macam Jenis Mesin Pengganda antara lain :
1. MESIN STENSIL 3. MESIN RISOGRAF
2. MESIN FOTOCOPY
a. Mesin Stensil
Adalah menggandakan dokumen
Langkah-langkah Dalam Mengoperasikan Mesin Stensil adalah sebagai berikut :
1. Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll.
2. Tinta diberi air secukupnya untuk menjadi adonan kemudian tinta tersebut dimasukkan ke dalam tempat tinta pada mesin stensil.
3. Kertas yang telah disediakan dimasukkan pada kaset (tempat kertas).
4. Putar handel sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil,apabila hasilnya bagus,pekerjaan penggandaan diteruskan,dan sebaliknya apabila hasil yang diperoleh kurang jelas maka tempat tinta diset diulang.
5. Tentukan jumlah yang dikehendaki,misalnya 100 lembar,200 lembar,dan seterusnya dengan jalan memutar alat yang bentuknya seperti gir diarahkan pada nomor jumlah lembar yang dikehendaki.
6. Apabila menggandakan naskah menggunakan mesin manual,cara pemutaran memakai engkol,akan tetapi apabila menggunakan mesin semi elektrik,tetapi tombol on-low atau on-high.
a. Mesin Fotocopy
Adalah proses membuat salinan dokumen dan gambar visual dengan cepat dan murah.
Langkah-langkah Untuk Mengoperasikan Fotokopi antara lain :
1. Masukkan tinta ke developer unit.
2. Catu daya listrik dipasang pada stop kontrak yang benar,sebaiknya menggunakan UPS/stabilizer sehingga aliran listrik stabil. Perlu diperhatikan bahwa aliran listrik tidak dibenarkan untuk dimatikan,biarkan pada posisi terkoneksi dengan aliran listrik,apabila dimatikan data yang ada pada mesin fotocopy akan hilang.
3. Tekan tombol on-off dengan posisi on sampai tertulis ready to copy di layar LCD.
4. Master ditempatkan pada kaca (mirror),lalu tutupkan cover di atasnya,pilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki.
5. Tekan tombol nominal jumlah yang mau dikopi,lalu tekan tombol berwarna hijau,apabila kebanyakkan,tekan tombol penghenti sementara yang berwarna merah.
6. Hitung jumlah kertas yang dikopi.
b. Mesin Risograf
Riso Digital Duplicator adalah sebuah mesin yang dirancang dengan menggabungkan tiga teknologi,yaitu : digital scanning,teknologi fotocopy,serta system offset.
Langkah-langkah Pengoperasian Mesin Risograf antara lain :
1. Cek tinta yang terdapat pada mesin riso
2. Sambungkan mesin dengan catu daya listrik yang sesuai dengan voltase yang dibutuhkan.
3. Masukkan naskah ke master.
4. Posisikan lampu penunjuk pada posisi M;
5. Tekan tombol (tombol pencetak master),tunggu sejenak sampai master mencetak.
6. Lihat hasil cetakan.
7. Atur posisi naskah dengan menekan tombol di bawah ini.
8. Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencetakan.
9. Apabila ada kemacetan,lampu control menyala,misalnya kertas macer tarik kertasnya setelah itu tekan tombol warna kuning,lalu tekan tombol hijau,secara otomatis jalan kembali.
10. Rapikan hasil cetakan.
11. Matikan mesin,putuskan aliran daya listrik.
12. Setelah selesai bersihkan debu-debu dan sisa tinta yang menempel di casing mesin riso.
13. Tutup kembali mesin riso dengan alat pengamannya.
Macam-macam Mesin Pencatat Data (Mesin Perekam) antara lain :
a. TAPE RECORDER c. DICTAPHONE
b. TRANSCRIBER
a. Tape Recorder
Adalah suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagai media penyimpanannya.
b. Transcriber
Adalah suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa.
c. Dictaphone
Adalah alat pendikte yang digunakan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yang akan dibuat oleh staf atau bawahannya.
Macam-macam Alat Bantu Presentasi antara lain :
1. OHP (OVER HEAD PROJECT) 3. MICROPHONE
2. LCD PROJECT (Liquid Crystal Display) PROJECT
a. OHP (Over Head Project)
Adalah alat bantu presentasi yang menggunakan lembaran presentasi berupa plastic yang telah diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan gambar-gambarnya.
Hal-hal Yang Harus Dilakukan Pada Waktu Mengoperasikan OHP adalah sebagai berikut :
1. Simpan lembaran presentasi di atas alas kaca yang terdapat pada OHP.
2. Nyalakan OHP dengan menekan tombol on-off switch.
3. Tunjukkan hal-hal penting yang perlu mendapatkan perhatikan dengan menyorotkan lampu laser pada hal penting tersebut.
4. Matikan OHP jika dianggap tampilan layar presentasi sudah dianggap cukup,kemudian nyalakan kembali bila dianggap perlu.
5. Jika sudah selesai,matikan OHP,lepaskan dari catu daya listrik,dan biarkan sampai OHP dingin.
6. Simpan OHP di tempat semula.
b. LCD Projector (Liquid Crystal Display) Projector
Adalah alat bantu presentasi multimedia yang dapat menampilkan gambar dan suara.
Cara Pengoperasian LCD Projector adalah sebagai berikut :
1. Letakkan LCD Projector pada tempatnya,misalnya troli yang tinggi rendahnya dapat diatur.
2. Buka tutup lensa.
3. Atur focus LCD Projector pada layar.
4. Tekan tombol power pada remote control.
5. Nyalakan computer atau VCD,apabila menggunakan computer sesuaikan pilihsn dalam mode LCD Projector ke computer,jika menggunakan VCD sesuaikan mode ke video.
6. Apabila menggunakan remote pada computer tidak memerlukan operator computer,tapi apabila tidak maka diperlukan operator.
7. Jika sudah selesai presentasi,matikan LCD Projector,diamkan sampai kipas LCD Projector berhenti dan dingin,barulah bereskan,hal ini untuk memperpanjang umur teknis lampu.
c. Microphone
Adalah suatu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengeras suara atau alat perekam.
Penggolongan Mesin Ketik dibagi menjadi menjadi 3 :
a. MESIN KETIK MANUAL c. MESIN KETIK ELETRONIK
b. MESIN KETIK ELEKTRIK (Electric Typewriter)
- Mesin Ketik Manual
Adalah mesin ketik yang pengoperasiannya dilakikan oleh tenaga mausia dengan hentakan jari tanpa bantuan energy listrik.
- Mesin Ketik Elektrik (Electric Typewriter)
Adalah mesin ketik yang pengoperasiannya dengan menggunakan energy listrik.
- Mesin Ketik Elektronik (Electronic Typewriter)
Adalah suatu mesin ketik yang digerakkan oleh energy listrik yang kuat,juru ketik yang mengoperasikan mesin tik ini mampu melakukan pekerjaan pengetikan sampai tiga jam sehari karena jenis mesin ketik ini lebih modern dibanding mesin ketik manual dan elektrik.
Perjalanan Dinas
Adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai maupun pimpinan suatu kantor yang berhubungan dengan tugas-tugas pekerjaan atau kedinasan,sedangkan yang dimaksud dengan tugas-tugas pekerjaan atau kedinasan adalah tugas yang berhubungan dengan kepentingan kantor.
Adapun Tugas-Tugas Sekretaris Dalam Rangka Perjalanan Dinas Bagi Pimpinannya Itu antara lain :
1. Meyiapkan dokumen-dokumen atau materi-materi yang diperlukan oleh pimpinan.
2. Mengurus keberangkatan sampai dengan kepulangannya.
3. Mengurus akomodasi selama dalam perjalanan dinas.
4. Membuat laporan,apabila sekretaris mendampingi pimpinan.
5. Dokumen yang harus dipersiapkan oleh sekretaris,tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas.
Adapun Yang Harus Dipersiapkan Oleh seorang Pimpinan Dalam Rangka Perjalanan Dinas/Bisnis,Tergantung Pada Tujuan Perjalanan Dinas,misalnya :
1. Untuk mengikuti rapat kerja,maka pimpinan harus mempelajari materi rapat secara cermat.
2. Untuk mengikuti seminar,pimpinan harus mempelajari materi seminar itu. Jika materinya berupa makalah,maka materi itu dengan sendirinya sudah diterima bersamaan dengan undangan seminar.
3. Untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah,pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan ke daerah-daerah tersebut.
4. Untuk mengikuti pendidikan dan latihan,pimpinan harus menyiapkan materi,referensi,sarana dalam pendidikan dan latihan,bahkan pimpinan harus mempersiapkan kesehatannya,agar selama pendidikan dan latihan tetap sehat.
5. Untuk mengikuti pelantikan,karena mendapat promosi jabatan,dalam hal ini pimpinan tidak perlu mempersiapkan materinya.
6. Untuk mengadakan kerjasama dengan kantor lain,untuk itu yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah materi kerjasama,tujuan kerjasama,bentuk kerjasama dan sebagainya. Dipopulerkan oleh Novita Indah
D
